Voldaan het nieuwe jaar in!

De top 10 tips voor een fijne werkweek én een fijn weekend!

Nu het “nieuwe werken” in veel organisaties is ingevoerd, is het heel gewoon geworden dat je als manager of professional thuis met je werk bezig bent, soms tot laat in de avond en in het weekend. Managers vertellen mij dat ze juist in het weekend veel mail van collega’s krijgen. De werkweek wordt zo ongemerkt opgerekt naar 6 of 7 dagen. Want wat je meestal niet doet is door de week tijd vrijnemen om de uren in het weekend te compenseren. Hoe zorg je ervoor dat je in het weekend het accent op vrije tijd, je gezin en je sociale contacten kunt houden? En wat doe je met een mail die op zondagavond om 23.00 uur binnenzeilt?

1. Zoek eens uit hoeveel uur per week je daadwerkelijk aan je werk (of denken of piekeren over je werk!) besteedt, inclusief “even mijn mail checken” op de Ipad  ’s avonds of in het weekend.
2. Bepaal vervolgens hoeveel uur werken per week voor jou wenselijk is, misschien ben je bereid om meer te doen dan je contracturen, misschien ook niet.
3. Spreid je graag je werk over de hele week inclusief het weekend? Neem dan tijdens kantooruren een ochtend of middag vrij van werk, voor sport of meehelpen op school bijvoorbeeld.
4. Plan ieder weekend minstens één aktiviteit buitenshuis bijvoorbeeld in het theater, de sportschool, bij vrienden of familie, zodat je er echt even uit bent
5. Zet op vrijdagmiddag je afwezigheidsmelder aan (een tip van mijn man Martin) met een bericht “gedurende het weekend heb ik beperkt toegang tot mijn e-mail”.
6. Maak expliciete afspraken met je collega’s en leidinggevende over een acceptabele voorbereidingstijd: wie op het eind van de vrijdagmiddag de mails met bijlagen voor de meeting op maandagochtend verstuurt,  geeft zijn collega’s de oncomfortabele keuze in het weekend te werken of onvoorbereid op de vergadering te komen.
7. Als je graag in het weekend werkt, plan dan bij voorkeur een vaste tijd en doe productief werk (voor de kenners: kwadrant 2 van Covey) zoals plannen, voorbereiden en schrijven, dat geeft voldoening en energie!
8. Als je je mail checkt in het weekend, doe dit dan bewust volgens de “lijm aan je muis” methode van CiEP en neem een besluit over de eerstvolgende actie bij elke mail. Als je zelf mails opstelt heb je de keuze tussen meteen verzenden of uitgesteld verzenden, zodat je mail pas maandagochtend wordt afgeleverd.
9. Heb je een deadline waar je in het weekend aan moet werken, begin er dan zo mogelijk meteen zaterdagochtend mee zodat je daarna alsnog van je vrije tijd kunt genieten
10. Tenslotte, stop minimaal 1 uur voor je wilt gaan slapen met werken (dus ook met mail bekijken!); een gezonde nachtrust is de basis voor je produktiviteit en je energie overdag!

Met welke van deze 10 tips voor een fijne werkweek én een fijn weekend begin jij?

De 10 tips voor Ontspannen Werken

De 10 tips voor Ontspannen Werken

1. Geef aandacht aan één ding tegelijk
2. Maak je werk leuk en uitdagend
3. Durf nee te zeggen
4. Kom 5 minuten eerder op een afspraak
5. Geniet vaker van het moment
6. Gebruik de kracht van positief denken
7. Ga met regelmaat de buitenlucht in
8. Luister meer, praat minder
9. Neem alles niet te serieus
10. Vergeet nooit te lachen!

Bron: http://www.icm.nl

 

 

Wat zijn jouw antwoorden?

Deze vragen kreeg ik toegezonden van mijn collega Piet Groen:

INSPIRATIE

Waarom is het leuk om jou als vriend(-in) te hebben?
Wat kan jou erg ontroeren?
Welke belangrijke keuze heb je onlangs gemaakt?
Wie heeft jouw leven het sterkst beïnvloed?
Wat is de mooiste les die je in je leven  hebt geleerd?
Stel dat je een vriend of vriendin had die in alles op je lijkt, waaraan zou je op den duur gaan ergeren?
Wat stel je steeds uit terwijl je weet dat het belangrijk is om te veranderen?
Als je een vraag mocht stellen aan een alleswetend iemand, welke vraag zou dat zijn?
Als jezelf vergelijkt met wie je tien jaar geleden was, wat is er dan veranderd?
Als je een toespraak of een lezing mocht houden voor een groot publiek, wat zou dan je thema zijn?
Welke opmerking van een ander zal je altijd bijblijven?

Plezier en voldoening door het vervullen van waarden in werken

Waarden in werken

Het vervullen van waarden en het nakomen van afspraken levert energie op, en dus plezier en voldoening in werken!

Dit zijn de waarden in werken  van een twintigtal medewerkers medewerkers van een grote universiteit:

• Uitdaging
• Plezier
• Samenwerking
• Voldoening
• Waardering
• Regelen van zaken
• Helpen van mensen
• Communiceren
• Ten dienste zijn
• Succes
• Groei
• Iets nieuws leren
• Inkomen
• Energie
• Zelfstandigheid
• Sociale contacten
• Waardering
• Ontplooiing/ontwikkeling
• Zelfwaardering
• Respect
• Flexibel zijn

“Je bent nu een veel leukere vader pap!”

“Je bent nu een veel leukere vader pap!”

Aan het woord is de jongste dochter van Cees Brouwer. Haar vader is lid van het college van bestuur van de Open Universiteit, zit middenin een vernieuwend en veelomvattend promotie-onderzoek, traint voor de Alpes d’HuZez 2014, heeft vele bestuursfuncties, kortom een alleskunner. Cees geeft een openhartig kijkje in de keuken van zijn ervaringen met CiEP (Change into Excellent Performance).

Eind vorig jaar besloot je om met CiEP te beginnen, waarom?
Tja, het sprak me aan. Met de kennis van na het programma zou ik zeggen, ik ben eraan begonnen omdat ik gefascineerd was om mijn eigen waarden te koppelen aan mijn resultaatgebieden. Ik had voor mezelf het idee dat ik redelijk gedisciplineerd was in planning, dat is ook een onderdeel van CiEP. En ik wilde me verdiepen in hoeverre ik waar maak waar ik voor sta en hoe dat duidelijk wordt in de dingen die je doet.

Wat is je grootste eye opener?
Het is mij duidelijk geworden dat de balans tussen werk en privé bij mij onevenredig was, ongelooflijk het gemak waarmee er steeds weer dingen in de (werk) agenda kwamen. Het was gebruikelijk – en dat vond ik heel normaal – om ’s avonds en in het weekend thuis nog veel stukken te lezen. In mijn beleving was ik wel thuis en aanspreekbaar voor mijn gezin, maar dat was ik in feite toch niet, omdat zij er onwillekeurig rekening mee hielden mij weinig of niet te storen. Deze werkzaamheden zag ook niet als werk in mijn agenda terug. Die scheiding lag bij mij niet zo duidelijk en die ben ik wel gaan aanbrengen. Ik heb nu bijvoorbeeld vaste momenten als mijn leestijd gereserveerd. Dat scheiden van werk en privé is nog een hele klus is geweest. Door deze manier van werken heb ik wel wat gewoontes af moeten leren, noem het maar herprogrammering en dat is lastig. Je moet een paar stappen terug doen en het vandaar opnieuw opbouwen en de tijd nemen voor reflectie.

Wat heeft de grootste impact bij jou gehad?
Toen ik het lijstje met mijn uren ging invullen, kwam ik op 70 uur in de week uit, daar was ik me echt niet van bewust. Ja ik wist wel dat ik me met veel verschillende onderwerpen bezighoudt, maar dit getal verbaasde mij wel. De grootste verrassing was dat veel onderwerpen werkgerelateerd waren, ondanks dat ik zelf dacht dat ik ook privé veel deed. Ik heb besloten dat ik mijn werktijd drastisch “terug moest managen”. En dat betekende echt een forse aanpassing zowel in mijn tijdsbesteding als emotioneel.

Wat merken ze er thuis van?
Nou bijvoorbeeld de voorbereiding voor beklimming van de Alpe d’HuZes. Daar zitten veel trainingsuren in en die vallen in de vrije tijd. Dat besluit heb ik niet alleen genomen, maar overlegd met mijn gezinsleden. Ik heb ze altijd wel in de besluitvorming betrokken maar nooit in het vormgeven van het proces, ik betrek ze nu een stap eerder. Voor mij ging werk en privé ongemerkt in elkaar over, terwijl ik nu mijn keuzes meer bewust maak. Ik besteed bewust meer tijd en aandacht aan gezinsactiviteiten, zoals familieweekenden, een hapje met elkaar eten, een kwartiertje skypen of eens een paar uurtjes afspreken. Mijn jongste dochter geeft me terug dat ze me zelfs een leukere vader vindt!

Waar ga je nu heel anders mee om?
Het klinkt misschien gek, ik ben niet alleen mijn werk, maar ook relaties met mensen en privé-activiteiten als resultaatgebieden gaan benoemen. “Zo maar” een avondje een hapje gaan eten of een weekendje weg met mijn vrouw Trudi ben ik nu gaan zien als een stapje in een groter geheel, namelijk je relatie met je partner over een veel langere periode. Een interview in het kader van mijn promotie-onderzoek kun je ook zien als een soort tussenresultaat. Ik ervaar de ontmoeting als een cadeautje op zichzelf en een goede voorbereiding en agenda geeft ook weer ruimte, een soort geplande losheid. De structuur in je week geeft je ook ondersteuning van je waarden en tijd voor nieuwe kansen. En ik heb gemerkt dat die er zijn als je openstaat voor datgene wat voorbijkomt! Waar ik ook anders mee om ga is dat ik bewust geen dingen meer doe die niet passen bij mijn waarden. Je wordt kritischer in waar je je tijd aan besteedt. Waar ik wel sceptisch over ben is hoe je als executive het best omgaat met ad hoc tijd; ik wil natuurlijk zowel mogelijk tijd productief besteden. Het inplannen van ad hoc en schuiven met andere activiteiten als er geen ad hoc is werkt al wel, maar moet ik nog verfijnen.

Wat heeft dit traject je nog meer opgeleverd?
Voor het uitwerken van zo’n interview voor mijn promotie-onderzoek blok ik nu tijd in mijn agenda. Als het werk tegenvalt en ik meer tijd nodig heb, ga ik gewoon ’s avonds nog tot laat door, dus door er harder en meer te werken haal ik alsnog de afgesproken deadline. Dat wordt dan met CiEP wel erg zichtbaar. Waarom ik dat dan toch doe? Enerzijds omdat ik het zelf natuurlijk belangrijk vind en ik het tempo niet wil verliezen en anderzijds omdat ik de schaarse tijd van anderen gebruik. Tegelijkertijd weet ik nu dat ik het (soms) te gek maak. Overigens moet je zeker drie maanden dagelijks met CiEP bezig zijn en in mijn geval fundamentele keuzes maken om resultaten te zien. Je moet het ook volhouden.

Maak je andere afspraken met anderen dan voorheen?
Wat je eigenlijk zelf wel weet is niet altijd zichtbaar voor anderen. Ik ben nu meer zichtbaar gaan maken in mijn agenda en daardoor wordt het ook bespreekbaar met anderen. Je moet ook wel enige moed hebben om in spiegel te durven kijken omdat je geneigd bent de tolerantiegrenzen verder op te trekken dan goed voor je is. CiEP geeft je een eerlijke, maar soms ook een harde spiegel waar je in kijkt en dat schuurt.
Wat ik me gerealiseerd heb is dat mensen in je omgeving voor een deel dingen bij je weg houden om je daar maar niet mee te belasten. Daardoor ben je je dus onvoldoende bewust van de impact, die het op anderen heeft van wat jij aan het doen bent. Door met CiEP bezig te zijn roep je iets op dat de omgeving ook aan je gaat terugkoppelen, ook dingen die je niet graag hoort. En als mensen uit je omgeving de durf hebben om je dat terug te geven ligt er ook een verwachting onder dat je er iets mee doet! Kortom dat levert “werk” op in de zin van bewust anders met mensen omgaan en dingen anders aanpakken.

Wat is je boodschap aan andere managers?
Als je vraagt: “Wat heeft het jou opgeleverd om dit te blijven doen?” Dat komt neer op twee elementen: 1. bewustwording van de impact van mijn rol en ik denk dat veel van de (top) managers in een vergelijkbare situatie zich daar misschien onvoldoende bewust van zijn. En 2. hoe waardevol je tijd is, zowel je werktijd als je tijd voor privé. Dus ook hoe belangrijk de balans daarin is en de keuzes die je daar zelf in maakt. Dat heeft mijzelf meer rust gegeven en betere relaties in en met mijn gezin!

Genoteerd door Anita van Hooijdonk, CiEP coach, 31 maart 2014

Droom en daad

“De beste manier om je dromen uit te laten komen is om wakker te worden”; Muhammad Ali

Korter vergaderen? Ga gewoon staan!

Goed geregeld de zomer in!

Het gebeurde me regelmatig dat ik deze periode voor de vakantie (zeker buitenlandse vakanties) als stress ervaar omdat er nog zoveel werk af moest, het op school een drukke periode is en er bovendien voor de vakantiereis zelf veel extra regelwerk is. Herken je dat?

Hierbij de tips die voor mij goed werken om ontspannen op vakantie te gaan:

•        Maak zeker een week voor je vertrek een planning voor vakantieboodschappen en inpakken (paklijsten vind je op het internet, ik maak er een voor de winter en een voor de zomer; we gaan weer kamperen ;-)). Voor de dingen die last minute meegaan zet ik een grote (AH)-tas klaar. Neem niet teveel mee!

•        Regel tijdig een oppas of verzorging voor je huisdieren en planten; wat je onder tijdsdruk doet, bezorgt je vaak stress
• ·       Beslis wat je perse nog voor je vakantie op je werk gedaan wilt hebben en wees daar kritisch in (ofwel, vraag niet teveel van jezelf).

• ·       Wees daarom terughoudend met het aannemen van grote klussen die nog voor je vakantie afmoeten

• ·       Update je afwezigheidsmelder en laat hem een dag of 3 voor je vertrek al ingaan (dat kun je trouwens NU al vooruit instellen in Outlook) en wees daarin duidelijk over de duur van je afwezigheid en je eventuele vervanging.

• ·       Spreek met je collega’s af waar je eventueel voor gebeld mag worden tijdens je vakantie en wat ze zelf moeten afhandelen of wat kan wachten

• ·       Ruim je bureau en je inbox leeg, en onderscheid daarin werk (nog acties te doen) van informatie (naslag, wil je graag bewaren)

• ·       Zet je to do’s, notities en reminders voor na je vakantie op een takenlijst of in je agenda. Dat geeft overzicht en rust in je hoofd.

• ·       Als je merkt dat het organiseren van een (buitenlandse reis) in combinatie met je werk je veel hoofdbrekens bezorgt, overweeg dan eens om thuis of in Nederland vakantie te vieren

• ·       Plan de 1^e dag bij terugkomst op kantoor bij voorkeur geen afspraken, zodat je tijd hebt voor je het delen van je vakantieverhalen, je volle inbox (met “lijm aan je muis”) en je weekplanning.

Fijne zomer! En laat mij weten wat jouw tips zijn!

“Hou ruimte voor spontaniteit, ook in je relatie!”

De een haar eigen bedrijf, de ander een drukke internationale baan, meebesturen op school en een soepel gezinsleven? Dat kan toch niet!! Of toch wel als je allebei CiEPt?

“Ik merkte dat ik dingen ging missen en daardoor vaak ’s nachts wakker werd en dan dacht: Oh jee, dát had ik nog moeten doen, en die had ik nog moeten bellen… Dan legde ik maar een lijstje naast mijn bed, kon ik tenminste noteren wat me wakker hield. Mijn inbox liep structureel over en de avond voor de vakantie zat ik dan nog 500 mailtjes weg te werken. Het werd het tijd om in te grijpen. Toen ben ik het CiEP-programma gaan volgen. ” Aan het woord is Tanja de Mooij, directeur en oprichter van arbodienstverlener Trendel gevestigd in Alphen aan de Rijn.

“Nu verwerk ik mijn mail veel gestructureerder en vlotter. De trigger gaat al af bij 100 mailtjes in mijn inbox en daar plan ik dan bewust tijd voor in om die op te schonen. Het loopt niet meer zo op. Ik heb meer controle en dat geeft veel rust in mijn hoofd. Overdag heb ik nu tijd voor mijn managementtaken, die ik voorheen vaak ’s avonds deed, maar dan hebben we natuurlijk ook spitsuur in ons gezin. En ik ben voorzitter van de MR op school. Ik vind het belangrijk ook daar een bijdrage te leveren.”

Haar man Kees de Mooij, projectmanager bij de Duitse kranenbouwer NKMNoell Special Cranes knikt instemmend. “Toen ik zag dat Tanja meer rust en energie kreeg wilde ik dat ook voor NKM. Op kantoor beslis ik veel sneller over de dingen die op me afkomen. Door Doe het Nu!, Plan het Nu!, Zeg het Nu! communiceer ik duidelijker over wat ik wanneer nodig heb van anderen en krijg ik veel sneller antwoord. Als ik terugkom uit het buitenland op vrijdagmiddag behandel ik mijn mail en plan mijn werk in. Ik ga met een goed gevoel het weekend in en mijn aandacht is dan ook bij de kinderen. Ze zitten op hockey en tennis, en dan ben je druk met ze naar wedstrijden te brengen. Voor mij was trouwens een eye-opener dat het oke is om tijd voor de “BV-ik” te nemen in je werk, zoals het plannen en organiseren van je eigen werk of een praatje bij de koffie.

Tanja: “Ik merk dat ik veel besluitvaardiger en produktiever ben geworden. CiEP leerde me keuzes te maken, en dat werkt door of het nu over mijn personeel gaat, het bouwen van een website of innovatie. Die website was er nu nog niet als ik daar niet wekelijks tijd voor had geblokt in mijn agenda.”

Eensgezind passen ze ook thuis de CiEP-principes toe. “We begrijpen elkaar nu veel beter. Zo hebben we in de meivakantie de zolder en de schuur opgeruimd. Je hebt iets in je handen en dan besluit je meteen wat je ermee gaat doen! De oude management- en studieboeken konden veel makkelijker weg dan ik altijd dacht. En als ik me hierin wil verdiepen dan schaf ik wel de nieuwste inzichten aan! Ook in de privé-mail is de CiEP-indeling erg handig. We zitten nog wel een beetje te puzzelen hoe we dat gaan doen met onze gezinsagenda, die hangt hier thuis in de keuken en soms heb je die gegevens ook op je werk nodig om iets te plannen. Kees geeft nu in ieder geval heel tijdig zijn opties voor buitenlandse reizen door, dat werkt heel goed voor mij want ik moet dan thuis alles opvangen.”

Ons advies voor andere drukke gezinnen: hou ruimte voor spontaniteit, ook in je relatie.